小型企业记账和会计的10个技巧

小型公司代理记账和会计的10个技巧

无论您是刚创办一家小型公司，还是已经经营了几年，这些简单的技巧都可以帮助您保持组织有序。

1. 了解基本的记账和会计术语。

   
   

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当您决定开始经营业务时，您只是希望赚到的钱比您赚的多。现在是时候加速熟悉常见的记账和会计条件了。如果您不熟悉所有技术定义，请不要感到尴尬。这是学习的时间！

什么是销售？一个销售是收到现金，也被称为交易“钱”。

营业税可能会令人困惑。获得您需要的帮助。

什么是费用？也称为“支出”，费用是您要支付的东西，例如用品或租金。

什么是责任？许多人将责任与支出混为一谈。但是实际上，负债是您欠的钱，例如小企业贷款。

什么是资产？一个资产是公司所拥有的物品，打印机等。

什么是收益？收入是贵公司通过销售获得的收入。要确定您的利润，请从收入中减去支出。

什么是应收账款？应收帐款是指客户向您发送发票时欠您的款项。

2.创建三个财务成功必备文件。

现在您已经了解了一些关键术语，您需要使用它们！共有三个基本文档，可帮助您回答有关业务的关键问题。这些将帮助您确定将来在何处承诺资金以及如何创建业务计划。他们告诉您您业务中真正发生的事情的故事。

资产负债表：您的企业价值多少？

资产负债表显示您公司的资产，负债和所有者权益。基本上，这是您所欠资产与所拥有资产的明细。请记住，资产是公司拥有的物品，负债是您欠的物品。权益是公司资产的价值减去负债；如果您今天必须在价格上加价，这基本上就是您要在公司上获得的价值。

损益表：您的公司盈利吗？

损益表是一段时间（通常一次为一季度）的收入减去支出的摘要。它一眼就能显示出您在那段时间内的盈亏。

现金流量表：您公司的现金流向何方？

该报表将现金流量分为三类活动：

经营：您的公司每天能赚多少钱？

投资：您为公司购买的资产是否还清？

融资：您在业务中投资了多少现金？这也可以反映出您借了多少钱，但是我们认为是无债务地经营您的公司。当您不偿还债务时，您实际上可以保留自己的利润来偿还自己！

不知道如何开始创建这些文档？您可以在线找到免费的模板，但是随着您的业务变得更赚钱（或更复杂），您需要考虑与专业人员合作来管理这些文档。

3.分开的业务和个人开支。

经营一家小型公司时要遵循的最重要（通常也是最困难）的规则之一是将您的业务和个人支出分开。

刚开始时，这条线特别模糊，因此立即为您的业务设置一个单独的银行帐户！

4.跟踪每笔业务费用。

由于您将拥有一个单独的公司帐户，因此可以使用它来跟踪收据和专用的商务借记卡中的所有费用。这看似很简单，但为了税收和利润监控而跟上活动就显得尤为重要。

5.保存重要的记账记录。

保留这些类型的文档（例如工资单和库存管理）用于税务和其他商业目的是很明智的。有一个很好的经验法则可以帮助您避免在没有重要文件的情况下被抓住，如果有疑问，请扫描并保存该文件！

银行对账单

信用卡对帐单（但我们建议您在没有债务的情况下开展业务！）

取消支票

收据

账单

客户发票

客户付款

销售收据

存款单

报税表

1099表格

工资单文件

制作记账记录的数字副本并将其存储在计算机中指定的受密码保护的文件中，是使它们井井有条且易于访问的有效方法。或者，您可以得到一个老式的文件盒，并将其放在办公室中。无论哪种方式，只要确保您的存储系统安全可靠即可。（旧的收据会随着时间的流逝而消失。）

6.保持会计报表为新的。

寄出发票与手中的钱不一样。这就是为什么准确的现金流量表如此重要的原因。根据您的客户，产品和付款系统的不同，您等待的应收帐款可能会比您想要的更长。没有客户的付款，您可能没有现金来支付账单和其他即将发生的费用。（这是为您的公司保留紧急资金的重要原因！）

密切注意即将到来的付款，并定期检查尚未付款的发票。您可能需要发送一些过期通知！

7.为重大开支做好准备。

即使精心维护了资产负债表和现金流量报告，也很难预测将来会发生什么。这就是为什么计划一笔可观的节省费用的重大或意外开支（或非常意外的开支）始终是一个好主意的原因。

为您的公司保留一个单独的应急基金。为您的公司和个人生活节省单独的应急资金。两者都应给您足够的现金来支付三到六个月的费用。对于您的公司来说，这笔额外的现金可以帮助您支付无法等待的计划外大笔费用。例如，如果您拥有一间复印店，如果打印机出现故障并且不得不等到您存够钱购买新打印机时会发生什么情况？想象一下您将失去的所有业务！但是，如果您手头有现金，则可以立即更换打印机并恢复正常。

不要为您的公司承担债务，始终要支付现金！当您无债务运营时，您的风险将会降低，并且您的业务将更快地获利。将您所做的任何事情重新投入到业务中，尤其是在刚开始的时候，在您的业务和个人生活中都保持精打细算。没有债务的未来值得！

8.选择正确的会计方法。

您的公司使用的会计方法将对何时以及如何在您自己的记录和向IRS的报告中记录收支的规则进行规定。这将影响您如何跟踪从资产负债表到现金流量表的所有内容。

大多数公司通常使用两种类型的会计方法：

现金制会计方法：这是最简单的方法。收到现金时记录收入，支付账单后记录费用。这种方法使您可以实时查看业务中的现金流。

例如，假设Jane使用现金制会计方法，并在周三出售衬衫。付款应在30天内到期，因此她将在收款后的30天内记录其销售情况。如果Jane在周三购买库存，并且30天内到期了帐单，则她将在30天内支付帐单时记录费用。

权责发生制会计方法：对于处理库存和制造业务的公司，IRS要求使用此方法。无论何时实际收取现金，收入都与支出相匹配。此方法对商业周期较长的公司很有用。如果花很长时间从客户处收取钱款，那么应计方式将帮助您看到这笔钱即将到来。

让我们回到简。这次，她使用权责发生制会计法。如果Jane在星期三卖掉一件衬衫，并且付款应在30天后到期，那么她将在星期三记录她的出售情况，而不是在现金被收取时记录下来。同样，如果Jane在星期三购买库存并且她的账单在30天内到期，那么她将在星期三记录费用，而不必等到她在30天后支付账单。

现金制方法通常是大多数公司好的选择。但是，如果您处理库存和制造，则权责发生制可能是正确的，甚至是您所需要的。最终，您和您的税务专家可以决定您喜欢哪种方法。

9.准备个人和营业税。

在这里，小型公司的工作可能会变得非常艰巨。不要等到最后一分钟准备您的小企业税。通过全年准备以下主要税项，避免出现意外和错误：

所得税：您需要根据自己的业务结构缴纳所得税。在某些情况下，税款是作为业务收入支付的，而在其他情况下，则是作为个人收入支付的。

根据您合法组织业务的方式，您将产生不同的税收后果。例如，如果您是独资企业，则营业税是作为您的个人所得税（称为“通过”税）的一部分支付的。但是，如果您有有限责任公司，则需要缴纳自雇税，而无需缴纳公司税。同样，这一切都取决于您如何组织业务。

找出最适合您的小型公司的业务结构以及该设置对税收的影响。

工资税：如果您有员工，则需要执行几个步骤来提交工资税申报表。您将需要一个联邦雇主识别码（FEIN），并且需要为您经营业务的每个州提供一个州识别码。

这些税款必须每半周或每月缴纳一次，并每季度报。

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